Interior Fit-out Project OS Lite — Quản Lý Thi Công + Snag List + Payment Milestones | Notion Template

• 🔍 Snag List (Danh sách lỗi thi công) — Khi đi khảo sát công trường trước bàn giao, mở Snag List, ghi mọi lỗi: vết nứt, sơn bong, ổ điện hỏng. Gắn Priority (Critical/Major/Minor), chụp ảnh tải lên, gán cho thợ nào sửa. Mỗi snag có status từ Open → In Progress → Resolved. Buổi nghiệm thu, bạn mở Snag List ra cho khách thấy — 8 lỗi nhỏ đã xử lý hết. Không còn cảnh khách “phát hiện ra” lúc bàn giao.
• 💰 Payment Milestones (Đợt thanh toán theo hợp đồng) — Khi ký hợp đồng, ngồi xuống tạo 3 đợt: Deposit 30%, Progress 40%, Final 30%. Set Due Date theo timeline. Calendar view tự nhắc bạn 1 tuần trước mỗi đợt. Khách trả tiền thì tick “Paid”. Không còn cảnh quên 340 triệu như Skyline.

• 📈 4 charts Visual Analytics — Mở Hub page là thấy ngay: Bar chart “BOQ Cost by Room” (Living Room chiếm 42% ngân sách → cần focus). Donut chart “Procurement by Status” (62% đã đặt → còn 38% chưa đặt → tuần này phải push). Donut chart “Payment Milestones” (55% paid, 13% overdue → cần đi đòi). Bar chart “BOQ Cost by Category” (Furniture chiếm 28.5% → đàm phán giá NCC).
• 🧮 Budget Variance formula — Tự tính delta giữa Ngân sách dự kiến vs Chi phí thực tế. Project Villa Thảo Điền ngân sách 4.2 tỷ, đến giờ đã chi 3.6 tỷ (86% chi nhưng mới 68% xong) → đỏ flag → bạn biết phải kiểm soát phần còn lại.
• 📊 Visual Analytics + Operations Tracker dashboard — Tổng hợp BOQ Items Needing Attention, Upcoming Deliveries 7 ngày tới, Snag List Unresolved, Unpaid Orders. Một dashboard duy nhất bạn nhìn buổi sáng.
• 20+ views có sẵn — Projects (5 views), BOQ (5 views), Vendors (3 views), Procurement (4 views), Snag List (3 views), Payment Milestones (3 views). Không cần tự setup, click là dùng.

Studio nội thất 3-10 người — Bạn đã qua giai đoạn solo freelance. Có cộng sự, có thợ, có khách quen. Vấn đề không còn là “có khách không” mà là “quản lý không bị loạn không”.

Project Manager mới được promote — Bạn vừa được giao 3-4 dự án để quản. Sếp expect bạn deliver — không có lý do để “em quên”.

Site Supervisor — Bạn đi công trường mỗi ngày. Cần ghi lỗi nhanh trên điện thoại. Notion mobile app + Snag List = bạn lưu được 20 lỗi/ngày, có photo evidence.

Quantity Surveyor (QS) — Bạn xử lý BOQ + procurement nhưng giờ thêm trách nhiệm so sánh ngân sách vs thực chi. Budget Variance formula làm hộ bạn.

Quy mô phù hợp: 3-5 dự án đồng thời · ngân sách 2-8 tỷ/dự án · team có cộng tác.

Không phù hợp nếu: Bạn chỉ làm 1-2 dự án (Free đủ rồi) hoặc bạn quản lý 5-10+ dự án và cần Portfolio dashboard + audit trail (lên Pro 499k).

• 1 workspace Notion với 6 databases đã liên kết (Free 4 + Snag List + Payment Milestones)
• 20+ views có sẵn — Table, Board, Calendar, Gallery, Timeline, Filtered views
• 4 charts native Notion (Bar + Donut) — không cần plugin ngoài
• Budget Variance formula đã setup sẵn ở Projects database
• Dữ liệu mẫu thực tế: 3 projects + 34 BOQ items + 10 orders + 8 snags + 9 payment milestones
• Hub page với Visual Analytics dashboard + Operations Tracker
• User Guide đầy đủ — TLDR mỗi database + toggle chi tiết
• Bilingual: property names tiếng Anh, hướng dẫn tiếng Việt

1. 7h sáng: Mở Hub page → xem dashboard Visual Analytics. 30 giây nắm tình hình 3-5 dự án.
2. 7h30: Mở “Unpaid Orders” → có 2 đơn quá hạn. Gọi 2 NCC.
3. 8h-12h: Đi công trường Villa Thảo Điền. Phát hiện 3 lỗi → mở Notion mobile, ghi Snag List với photo + Assigned To “Tuấn Bảo”. Set Priority Critical.
4. 14h-15h: Khách Skyline Café gọi hỏi tiến độ. Mở project page → có completion 92% + payment milestone Progress 40% sắp đến (15/3) → trả lời tự tin.
5. 17h: Mở chart “Procurement by Status” → 62% Delivered, 28% Ordered, 10% Quoted. Tuần này push 28% Ordered thành Delivered.
6. Cuối tháng: Mở chart “Payment Milestones by Status” → 55% Paid, 13% Overdue → biết phải đi đòi 13% trong 2 tuần tới.

Cần ít hơn? Free vẫn ngon nếu bạn chỉ làm 1-2 dự án. Dùng Free →

Cần hơn? Pro 499k cho công ty 5-10+ dự án với audit trail. Xem Pro →

• Tối thiểu: Notion account (Free plan đủ — không cần Plus). Chrome/Edge/Safari/Firefox bản mới.
• Khuyến nghị: Notion desktop app + mobile app — team trên công trường ghi Snag List qua mobile rất nhanh.
• Không cần: Plugin ngoài. Tool tracking riêng. Excel parallel.

Mình đang dùng Free, có nên nâng cấp lên Lite không?
3 dấu hiệu nên lên Lite: (1) Bạn quên/sót payment milestone tháng qua. (2) Có vụ khách phát hiện lỗi thi công lúc bàn giao mà bạn không track. (3) Bạn đang quản lý 3+ dự án và Excel/Free đã bắt đầu loạn.

Snag List khác BOQ thế nào?
BOQ là vật tư (cái sofa, cái đèn, cái sàn). Snag List là lỗi (vết nứt, sơn bong, đèn không sáng). Khác source data hoàn toàn. Snag List dùng giai đoạn cuối — khảo sát công trường trước bàn giao.

Payment Milestones có nhắc tự động không?
Notion không tự gửi email reminder (đó là tính năng Notion Plus). Nhưng Calendar view + filter “Due trong 7 ngày” cho bạn nhìn rõ. Cách dùng: mở Calendar mỗi sáng 30 giây.

4 charts có giới hạn gì không?
Notion charts (ra mắt 2024) là native — không cần plugin. Hoạt động trên Free plan. Tự update khi data thay đổi. Giới hạn: chỉ Bar + Donut, chưa có Line chart.

Budget Variance formula sai số bao nhiêu?
Không sai. Đây là phép tính đơn giản: Variance = Spent – Budget. Notion formula chính xác đến đơn vị đồng. Vấn đề duy nhất: bạn phải nhập đúng “Spent” — tức là phải link mọi BOQ Item đến Project.

Khi nào nên lên Pro 499k?
3 dấu hiệu: (1) Bạn quản lý 5+ dự án và cần Portfolio dashboard tổng quan. (2) Khách yêu cầu Change Orders chính thức với approval ký số. (3) Bạn từng bị khách kiện và cần Daily Site Reports làm evidence trail.