Thiết lập Hệ thống Vận hành Tối ưu

Hỗ trợ cấu trúc hóa tư duy và ổn định quy trình dựa trên triết lý Second Brain và EOS, giúp tối ưu hóa nguồn lực và duy trì trật tự trong công việc.

01. Cấu trúc Quy trình

Xây dựng các giao thức vận hành thực tế, loại bỏ các bước thừa và định hình luồng công việc rõ ràng.

02. Hệ thống hóa Dữ liệu

Tổ chức lưu trữ tri thức và thông tin tập trung, đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng phục vụ cho việc thực thi.

03. Cơ sở Ra quyết định

Cung cấp các báo cáo và chỉ số khách quan, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Những vấn đề thường gặp

Dữ liệu phân mảnh

Sự thiếu kết nối giữa các công cụ khiến việc tìm kiếm và quản lý thông tin trở nên khó khăn.

Phụ thuộc cá nhân

Công việc bị đình trệ khi thiếu vắng một vài nhân sự nòng cốt nắm giữ thông tin quan trọng.

Thất thoát tri thức

Những kinh nghiệm và bài học quý giá không được lưu giữ có hệ thống để kế thừa.

Quá tải thông tin

Nhân sự mất tập trung vào các ưu tiên chính do phải xử lý quá nhiều nhiễu loạn thông tin.

Thiếu tính đồng bộ

Đội ngũ lúng túng khi thực hiện mục tiêu chung do thiếu quy trình hướng dẫn cụ thể.

Hiệu suất không ổn định

Thời gian bị lãng phí cho các công tác quản lý thủ công thay vì tập trung tạo giá trị.

Phương thức Tiếp cận

Personal OS

Ứng dụng phương pháp PARA & CODE để quản trị tri thức cá nhân, hỗ trợ việc học tập và xử lý dự án một cách khoa học.

Business OS

Áp dụng tư duy EOS (Entrepreneurial Operating System) được tinh chỉnh phù hợp, giúp doanh nghiệp vận hành đồng bộ và ổn định.

Giải pháp được thiết kế theo nhu cầu thực tế

BEUP Personal OS

Thiết kế cho:

Quản lý, Chuyên gia, Người làm việc tự do

BEUP Business OS

Thiết kế cho:

SMEs, Startups, Agency (5 – 50 nhân sự)

Quy trình Phối hợp

01. Khảo sát

Phân tích thực trạng và nhu cầu vận hành thực tế.

02. Thiết kế

Xây dựng bản vẽ cấu trúc hệ thống phù hợp.

03. Triển khai

Cấu hình các công cụ và số hóa dữ liệu cơ bản.

04. Chuyển giao

Hướng dẫn vận hành và đào tạo tư duy hệ thống.

05. Tối ưu

Đồng hành điều chỉnh và hỗ trợ kỹ thuật định kỳ.

Giải đáp & Chi tiết Vận hành

I. Câu hỏi chung

Giải pháp của BEUP khác gì so với việc mua một Template có sẵn?

Template là một khung sườn cố định, buộc người dùng phải thích nghi với nó. Cách tiếp cận của BEUP là thiết kế ngược: Chúng tôi khảo sát luồng vận hành thực tế của bạn trước, sau đó mới xây dựng hệ thống để hỗ trợ luồng đó.

Một hệ thống thực chất cần phải “vừa vặn” với thói quen và đặc thù riêng biệt, thay vì là một chiếc áo may sẵn không thoải mái.

Dữ liệu của tôi được bảo mật như thế nào?

BEUP không trực tiếp lưu trữ dữ liệu của khách hàng. Chúng tôi thiết lập hệ thống ngay trên tài khoản doanh nghiệp hoặc cá nhân của bạn (Google, Notion, Obsidian…). Bạn giữ toàn quyền kiểm soát và quyền truy cập vào tài sản của mình.

Trong quá trình triển khai, chúng tôi tuân thủ các giao thức bảo mật nghiêm ngặt và ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) minh bạch.

Chi phí dịch vụ được tính toán dựa trên cơ sở nào?

Chi phí được xác định dựa trên quy mô của tổ chức (số lượng nhân sự), mức độ phức tạp của quy trình cần số hóa và thời gian đồng hành chuyển giao. Chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ rõ ràng sau khi đã khảo sát sơ bộ để đảm bảo giá trị mang lại tương xứng với đầu tư.

II. BEUP Personal OS

Personal OS có giúp tôi quản lý nhiều dự án cùng lúc không?

Có. Hệ thống dựa trên triết lý Second Brain giúp phân loại và kết nối thông tin theo dự án (Projects), lĩnh vực trách nhiệm (Areas) và tài nguyên học tập (Resources). Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh mà không bị quá tải bởi chi tiết vụn vặt.

Lộ trình Onboarding cho cá nhân diễn ra như thế nào?

Lộ trình thường kéo dài 4-6 tuần, bao gồm: Khám phá thói quen hiện tại – Thiết kế cấu trúc lưu trữ – Số hóa dữ liệu mẫu – Thực hành vận hành hàng ngày và Điều chỉnh tối ưu.

III. BEUP Business OS (EOS-aligned)

EOS (Entrepreneurial Operating System) là gì và tại sao lại quan trọng?

EOS là một bộ công cụ thực tiễn giúp doanh nghiệp đạt được sự đồng bộ về Tầm nhìn (Vision), Nhân sự (People) và Dữ liệu (Data). BEUP ứng dụng EOS để xây dựng hệ thống giúp doanh nghiệp SME vận hành tự chủ hơn, giảm thiểu sự phụ thuộc quá mức vào lãnh đạo.

Chúng tôi đã có quy trình sẵn, BEUP sẽ can thiệp thế nào?

Chúng tôi không phá bỏ những gì đang hoạt động tốt. BEUP sẽ hỗ trợ “chuẩn hóa” và “số hóa” các quy trình đó để chúng dễ dàng được đào tạo, kế thừa và đo lường hiệu quả bằng dữ liệu thực thay vì cảm tính.

Dịch vụ có bao gồm việc đào tạo nhân sự sử dụng không?

Đào tạo là phần quan trọng nhất của dịch vụ Business OS. Chúng tôi cung cấp các buổi hướng dẫn trực tiếp và xây dựng bộ tài liệu SOP số hóa để đội ngũ của bạn có thể tự vận hành và duy trì hệ thống sau khi quá trình triển khai kết thúc.

Đặt lịch trao đổi về Hệ thống Vận hành

Hãy cho BEUP biết công việc bạn đang làm và các vướng mắc hiện tại. BEUP sẽ liên hệ để trao đổi và gợi ý hướng thiết kế phù hợp