Hệ thống bao gồm 7 cơ sở dữ liệu (Database) được liên kết chặt chẽ với nhau:

1. Job Search Tracker (Theo dõi Tìm việc)

• Chức năng: Ghi lại các công việc tiềm năng, đánh giá mức độ phù hợp và trạng thái ứng tuyển.
• Dữ liệu theo dõi: Link công việc, ngân sách khách hàng, điểm phù hợp (Fit Rating), ngày ứng tuyển, trạng thái (Đang xem / Đã nộp / Phỏng vấn / Thắng / Trượt).
• Mục đích: Phân tích loại công việc nào mang lại tỷ lệ phỏng vấn cao nhất để tập trung nguồn lực.

2. Proposal Manager (Quản lý Proposal)

• Chức năng: Lưu trữ và quản lý thư viện các mẫu proposal (cover letter).
• Dữ liệu theo dõi: Tên mẫu (Template), nội dung chi tiết, loại dịch vụ áp dụng, số lần sử dụng, tỷ lệ thành công.
• Mục đích: Tái sử dụng các mẫu hiệu quả, cải thiện hoặc loại bỏ các mẫu có tỷ lệ phản hồi thấp.

3. Client Database (Cơ sở dữ liệu Khách hàng)

• Chức năng: CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) dành cho Freelancer.
• Dữ liệu theo dõi: Tên khách hàng, profile Upwork, múi giờ, phong cách giao tiếp ưu thích, lịch sử dự án, ghi chú cá nhân từ các cuộc hội thoại.
• Mục đích: Cá nhân hóa giao tiếp và lưu giữ thông tin quan trọng của từng khách hàng.

4. Project Tracker (Theo dõi Dự án)

• Chức năng: Quản lý tiến độ và chi tiết các dự án đang thực hiện.
• Dữ liệu theo dõi: Tên dự án, liên kết với Khách hàng, các mốc thời gian (milestones), deadline, trạng thái, số giờ làm việc đã log.
• Mục đích: Đảm bảo giao hàng đúng hạn, không bỏ sót đầu việc và quản lý khối lượng công việc.

5. Financial Dashboard (Bảng điều khiển Tài chính)

• Chức năng: Ghi nhận và báo cáo dòng tiền.
• Dữ liệu theo dõi: Ngày nhận tiền, dự án liên quan, số tiền thô (Gross), phí Upwork, số tiền thực nhận (Net), các chi phí phát sinh (Expenses).
• Mục đích: Tính toán thu nhập ròng thực tế và đánh giá hiệu quả tài chính của từng dự án/khách hàng.

6. Skill Development Tracker (Theo dõi Phát triển Kỹ năng)

• Chức năng: Lên kế hoạch và theo dõi lộ trình học tập.
• Dữ liệu theo dõi: Tên kỹ năng, trình độ hiện tại, mục tiêu, tài liệu/nguồn học tập, liên kết với các công việc yêu cầu kỹ năng đó.
• Mục đích: Định hướng phát triển năng lực dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường (được nhận diện qua Job Search Tracker).

7. English Templates Library (Thư viện Mẫu câu Tiếng Anh)

• Chức năng: Kho lưu trữ các mẫu câu giao tiếp chuyên nghiệp cho nhiều tình huống.
• Dữ liệu theo dõi: Tình huống (Follow-up, Đàm phán, Giao hàng, Nhắc thanh toán...), nội dung tiếng Anh và bản dịch nghĩa tiếng Việt.
• Mục đích: Tiết kiệm thời gian soạn thảo và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.