Interior Fit-out Project OS Pro — Đa Dự Án + Change Orders + Document Register | Notion Template

• 💎 Portfolio Overview Dashboard — Trang đầu bạn thấy: tất cả 7 dự án, mỗi dự án 1 row, có Contract Value (24.3 tỷ tổng), Completion % (53.7% avg), PM assignment (Linh hay Hùng), Status (In Progress / Punch List / Design / Mobilization). Director họp Thứ Hai hỏi tình hình? Bạn screenshot dashboard này — 30 giây xong.
• 🔄 Change Orders database với approval workflow — Khách yêu cầu thay tủ bếp giữa chừng (CO-001). Bạn tạo 1 Change Order: nhập Impact Cost +45 triệu, Impact Schedule +5 ngày, gửi link cho khách. Khách click ✓ → status đổi thành “Approved” → cost tự cộng vào Project, deadline tự đẩy. Có audit trail: ai tạo, ai duyệt, lúc nào. Không còn email back-forth “anh xác nhận chưa nha”.
• 📝 Daily Site Reports — Foreman ghi report mỗi tối từ công trường qua Notion mobile: hôm nay thời tiết Mưa 15:30-17:00, 12 công nhân, có sự cố “rò rỉ ống nước phòng tắm tầng 2 → đã xử lý”. 5 năm sau khách kiện hoặc bảo hiểm hỏi “ngày 15/3 có lỗi gì không?” — bạn mở Calendar, có ngay evidence với photo. Bảo hiểm bồi thường 200 triệu thay vì 50 triệu vì có evidence trail.
• 📄 Document Register với revision control — Bản vẽ phòng tắm: Rev A → B → C → D. Hợp đồng có annex 1, annex 2. Giấy phép xây dựng. Khi engineer hỏi “bản vẽ mới nhất phòng tắm là cái nào?” — bạn mở filter “Latest Revisions” → đúng 1 file Rev D. Không còn cảnh thợ xây sai bản vẽ vì dùng Rev B cũ.

• 🏗️ Projects — Contract Value, Completion %, PM, Portfolio Overview rollup, Budget Variance formula.
• 📦 BOQ Items — Line Total, Approved By + Approval Date (Pro-only), By Category view.
• 🏪 Vendors — Payment Terms, Tax Code, 10 categories (Pro), credit limit tracking.
• 📋 Procurement — PO Number (Pro), Payment Terms view, By Payment Terms grouped.
• 🔍 Snag List — Resolution Date column (Pro), Overdue view tự động flag snag chưa fix sau N ngày.
• 💰 Payment Milestones — Payment Method (Bank/Cash/Check), Received Date, Overdue Payments view.
• 🔄 Change Orders ⭐ Pro-only — Impact Cost, Impact Schedule, Approval status, audit trail.
• 📝 Daily Site Reports ⭐ Pro-only — Weather, Workers, Issues, Photos, Calendar view.
• 📄 Document Register ⭐ Pro-only — Revision history, Latest Revisions filter, document categories.

6 charts trực quan: 4 charts Lite có + Change Orders by Impact + Snag List by Priority. Bar + Donut + Stacked.

Công ty nội thất / tổng thầu — Bạn đang dùng Asana + Google Sheets + WhatsApp + email. Mỗi tool 1 source of truth khác nhau. PM hỏi info, bạn search 4 chỗ. Trial-and-error nhiều năm. Pro gom hết về 1 workspace.

Project Manager senior — Bạn quản lý 5+ dự án đồng thời. Bạn đã ngấm cảnh khách kiện vì không có evidence, NCC lừa vì không có audit trail, change order tranh cãi vì không có approval ký số. Bạn biết giá trị thực của Document Register + Change Orders.

Director / Co-founder — Bạn không muốn ngồi họp 2 giờ mỗi tuần nghe team báo cáo. Bạn muốn mở Portfolio dashboard 5 phút buổi sáng, nắm tình hình, đi làm chuyện chiến lược.

Foreman / Site Supervisor — Bạn ghi Daily Site Report mỗi tối qua mobile. Khách hỏi 5 năm sau “ngày X có lỗi không?” — bạn mở ra, có ngay.

QS senior — Bạn xử lý PO Number, Payment Terms (NET 30/60), credit limit với NCC. Bạn cần view “By Payment Terms” để hôm nay đòi đúng những đơn NET 30 đến hạn.

Quy mô phù hợp: 5-15 dự án đồng thời · ngân sách 5-50 tỷ/dự án · team có ít nhất 1 PM riêng.

Không phù hợp nếu: Bạn làm freelance 1-2 dự án (Free đủ rồi — tiết kiệm 499k). Studio 3-5 dự án không có team PM riêng (Lite 199k mua đủ — tiết kiệm 300k và không bị quá tải feature).

• 1 workspace Notion Pro với 9 databases đã liên kết (Lite 6 + Change Orders + Daily Reports + Document Register)
• 30+ views có sẵn — bao gồm Portfolio Overview multi-project
• 6 charts native Notion (Bar + Donut + Stacked) — không cần plugin
• Budget Variance + Contract Value + Completion % formulas đã setup
• Approval workflow logic trong Change Orders
• Document revision tracking + “Latest Revisions” filter
• Dữ liệu mẫu phong phú: 4 projects (gồm Penthouse Saigon Pearl), full sample data 9 databases
• Hub page Pro với Portfolio Overview + Operations Tracker + Visual Analytics
• User Guide comprehensive — TLDR mỗi database + chi tiết toggle 9 DB
• Bilingual: property names tiếng Anh, hướng dẫn tiếng Việt

1. Thứ Hai 7h: Mở Portfolio Overview. 5 phút nắm tình hình 7 dự án. Identify 2 dự án cần focus tuần này.
2. Thứ Hai 8h: Mở “Overdue Payments” → 2 đơn quá hạn từ Skyline Café (340 tr). Gửi reminder qua email + Zalo cho khách.
3. Thứ Hai 9h: Họp team. Mở Visual Analytics share screen — 30 giây review BOQ Cost by Category, Procurement by Status. Team focus đúng.
4. Thứ Hai 14h: Đi site Villa Thảo Điền. Phát hiện 3 lỗi mới → Notion mobile ghi Snag List + photo. Foreman ghi Daily Report cuối ngày.
5. Thứ Tư: Khách Penthouse yêu cầu thay marble flooring → tạo Change Order CO-008. Impact +120 tr, +7 ngày. Gửi link cho khách approve. Audit trail đầy đủ.
6. Thứ Sáu cuối tháng: Director họp tổng kết tháng. Bạn share Portfolio dashboard — Contract Value 24.3 tỷ (↑18%), Avg Completion 53.7%, 2 Overdue Payments đã giải quyết. Director hài lòng — không cần slide PowerPoint.
7. Bàn giao Skyline Café: Mở Snag List → 8 snags Critical đã Resolved hết. Mở Document Register → bản vẽ Rev D final. Mở Daily Reports → evidence 90 ngày thi công. Khách ký bàn giao confident.

Đang cân nhắc Lite vs Pro? 3 câu test nhanh:

1. Bạn quản lý 5+ dự án đồng thời? (Yes → Pro)
2. Có Project Manager riêng cho từng nhóm dự án? (Yes → Pro)
3. Đã từng bị khách kiện hoặc cần evidence pháp lý? (Yes → Pro chắc chắn)

Nếu trả lời “Không” 3/3 — Lite 199k đủ rồi. Tiết kiệm 300k. Xem Lite →

• Tối thiểu: Notion account (Free plan đủ — không cần Plus). Chrome/Edge/Safari/Firefox bản mới.
• Khuyến nghị: Notion desktop app + mobile app cho cả team. Mỗi PM 1 account riêng để có audit trail rõ ràng.
• Không cần: Asana / Monday.com / Trello song song. Pro thay thế hoàn toàn các tool này cho interior fit-out workflow.

Mình đang dùng Lite, có nên nâng cấp lên Pro không?
3 dấu hiệu nên lên Pro: (1) Bạn quản lý 5+ dự án và mỗi sáng mất 30+ phút để tổng hợp tình hình. (2) Khách bắt đầu yêu cầu Change Orders chính thức với approval ký số. (3) Bạn từng cần Daily Site Reports làm evidence (khách kiện hoặc bảo hiểm).

Change Orders khác Variation Orders trong BOQ thế nào?
Variation Order (trong BOQ) = thay đổi scope vật tư cụ thể (thêm 2 ghế, đổi loại đèn). Không cần approval chính thức. Change Order (database riêng) = thay đổi lớn cần ký kết: thay layout, thêm phòng, đổi vật liệu toàn bộ. Có Impact Cost + Impact Schedule + Approval workflow + audit trail.

Daily Site Reports có bắt buộc ghi mỗi ngày không?
Khuyến khích ghi hàng ngày — đặc biệt khi có Issues. Tối thiểu nên ghi: ngày bắt đầu, ngày bàn giao, các milestones quan trọng, các Issues xảy ra. Cuối project bạn có 30-90 reports — đủ làm evidence trong nhiều năm.

Document Register dùng cho team hay chỉ admin?
Toàn team. Designer upload bản vẽ Rev D mới → engineer mở thấy ngay (chứ không gửi qua email). Site supervisor cần permit → vào Document Register filter Type=”Permit” → có ngay PDF. QS cần BOQ approved final → filter Type=”BOQ-Approved” + Latest Revisions.

9 databases có quá nhiều không? Team mới có bị quá tải?
Có chút overhead onboarding ban đầu (2-3 ngày). Nhưng so với việc dùng 5 tool riêng biệt, 9 databases trong 1 workspace dễ học hơn nhiều. User Guide chi tiết từng DB. Sau 1 tuần team sẽ vận hành smooth.

Bao gồm support / consult không?
Không. Đây là template digital, không có support trực tiếp. Nhưng có User Guide đầy đủ + sample data đa dạng + community Notion forum public.

Notion Free plan có hạn chế gì cho 9 databases không?
Không có hạn chế. Notion Free cho phép unlimited databases + unlimited pages cho personal use. Hạn chế chỉ là: không có file upload > 5MB (workaround: link Google Drive), không có advanced permissions (workaround: dùng Sharing settings standard). Đủ cho 95% interior fit-out workflow.