ClassPilot – Quản Lý Vận Hành Trung Tâm Ngoại Ngữ | Excel Template

• Database (3 sheets) — Danh mục khóa học với pricing tiers tự động, hồ sơ giáo viên với cơ chế lương linh hoạt (fixed/% doanh thu/hybrid), và CRM học viên với vòng đời tự động (Lead → Trial → Active → Expiring → Re-enrolled).
• Quản lý Lớp học — Theo dõi sĩ số, trạng thái lớp, và tiến độ khóa học theo thời gian thực.
• Scheduling Engine — Xếp lịch tuần theo phòng và khung giờ, phát hiện trùng lịch giáo viên tự động, và theo dõi tỷ lệ sử dụng phòng học.
• Billing & Revenue — Quản lý học phí, công nợ học viên, doanh thu chưa thực hiện (Deferred Revenue), và aging report tự động.
• Payment Transactions — Ghi nhận thanh toán chi tiết với nhiều phương thức (chuyển khoản, tiền mặt, thẻ, ví điện tử).
• Payroll Calculator — Tự động tính lương giáo viên dựa trên buổi dạy thực tế, hỗ trợ fixed/revenue share/tiered/hybrid.
• Financial Scenarios — Mô hình What-If: thay đổi học phí, thêm lớp mới, điều chỉnh chi phí → xem ngay tác động lên lợi nhuận và dòng tiền.
• Business Dashboard — Tổng quan KPI: doanh thu theo khóa, hiệu quả giáo viên, student pipeline, collection status — tất cả trên 1 màn hình.

Thiết kế: 100% công thức Excel native (XLOOKUP, SUMIFS, COUNTIFS, Conditional Formatting) — không VBA, không macro. Hoạt động trên mọi phiên bản Excel 2019+.

• Chủ trung tâm ngoại ngữ — Quản lý tổng thể từ tuyển sinh đến tài chính, biết chính xác lớp nào lãi, lớp nào lỗ.
• Quản lý vận hành — Xếp lịch giảng dạy, theo dõi sĩ số, tránh xung đột phòng/giáo viên.
• Kế toán trung tâm — Quản lý học phí, công nợ, tính lương giáo viên chính xác theo buổi dạy thực tế.
• Nhà đầu tư giáo dục — Đánh giá khả năng sinh lời trước khi mở thêm cơ sở hoặc khóa học mới.

Quy mô: Phù hợp trung tâm 50–500 học viên, 5–30 giáo viên, 3–10 phòng học.

• File Excel hoàn chỉnh với 12 sheets liên kết tự động
• Bản TEMPLATE (trống, sẵn sàng nhập dữ liệu)
• Bản SAMPLE (dữ liệu mẫu 150 học viên, 12 khóa, 15 giáo viên)
• Hướng dẫn sử dụng tích hợp trong sheet Guide
• Dashboard tổng quan với biểu đồ tự động cập nhật
• Mô hình Financial Scenarios với 3 kịch bản so sánh

1. Thiết lập Database: Nhập danh mục khóa học, giáo viên, và phòng học vào 3 sheet cơ sở dữ liệu.
2. Nhập học viên & xếp lớp: Đăng ký học viên, gán vào lớp, hệ thống tự cập nhật sĩ số và trạng thái.
3. Xếp lịch giảng dạy: Dùng Scheduling Engine để phân bổ phòng, giáo viên theo khung giờ — tự phát hiện trùng lịch.
4. Ghi nhận thanh toán: Nhập transactions, hệ thống tự tính công nợ, doanh thu thực hiện, và aging report.
5. Phân tích & ra quyết định: Dashboard cập nhật real-time. Dùng Scenarios để mô phỏng: thêm lớp, tăng giá, thuê thêm GV → tác động lên P&L.

• Tối thiểu: Microsoft Excel 2019 trở lên (Windows hoặc macOS)
• Khuyến nghị: Microsoft 365 (Excel desktop) để có đầy đủ tính năng XLOOKUP và Dynamic Arrays
• Không hỗ trợ: Google Sheets (một số công thức không tương thích), Excel Online (giới hạn tính năng)

Trung tâm tôi có 200 học viên, file có xử lý được không?
Có. File được thiết kế cho quy mô 50–500 học viên với hiệu suất ổn định.

Tôi có thể thêm khóa học hoặc phòng học mới không?
Có. Tất cả database đều mở rộng được — chỉ cần thêm dòng mới và các công thức tự cập nhật.

Giáo viên của tôi dạy nhiều cơ chế lương khác nhau, file có hỗ trợ không?
Có. Payroll Calculator hỗ trợ 4 cơ chế: Fixed per Session, Revenue Share (%), Tiered (theo sĩ số), và Hybrid (fixed + bonus).

File có dữ liệu mẫu không?
Có. Bản SAMPLE đi kèm dữ liệu mẫu hoàn chỉnh (150 học viên, 12 khóa, 15 giáo viên) để bạn tham khảo trước khi nhập dữ liệu thực.